Gestión Documental para la Memoria y Reconciliación

ara apoyar la clasificación, organización y disposición de los recursos bibliográficos y demás materiales de un centro de documentación como el Centro de Memoria Paz y Reconciliación, así como para atender y orientar a sus visitantes, se pueden desarrollar las siguientes acciones, basadas en las mejores prácticas de gestión documental y atención al usuario: Acciones para la Clasificación, Organización y Disposición Documental La gestión de los fondos documentales acumulados (FDA) y los recursos bibliográficos de un centro de documentación requiere una metodología estructurada que abarque desde el diagnóstico hasta la disposición final, previendo además la digitalización y el uso de tecnologías modernas. 1. Diagnóstico Integral del Fondo Documental: ◦ Identificación y Reconocimiento: Realizar un proceso de identificación y evaluación del estado del fondo documental, que incluya la documentación, sus fechas de producción, las ubicaciones de almacenamiento (depósitos, estanterías), los tipos de unidades de conservación (cajas, carpetas) y su estado de conservación (identificando deterioro biológico). ◦ Evaluación de las Instalaciones: Conocer las condiciones físicas de los espacios de almacenamiento, como iluminación, temperatura, humedad, accesos y materiales de construcción. ◦ Cuantificación: Medir el volumen del fondo documental en metros lineales y cuantificar las unidades de conservación y almacenamiento. ◦ Pre-clasificación y Descarte: Descartar materiales que no sean documentos de archivo (libros, revistas, folletos, etc.) para separarlos del fondo documental acumulado. ◦ Evaluación de Conservación: Identificar deterioros físicos y biológicos, los factores de riesgo y proponer soluciones inmediatas (correctivas, preventivas o de restauración). ◦ Recolección de Información: Diseñar un formato para recopilar datos como el nombre del fondo, la entidad custodia, el organigrama, las herramientas de archivo existentes (CCD, TRD, TVD, inventarios), el personal a cargo y las condiciones de almacenamiento. 2. Planeación del Proyecto: ◦ Definición del Plan de Trabajo: Basado en los datos del diagnóstico, elaborar un plan detallado que defina el alcance, los recursos (financieros, humanos, técnicos), el tiempo de ejecución y la metodología para la organización archivística (clasificación, ordenación, descripción). Es crucial contar con el apoyo de la alta dirección de la entidad para garantizar la continuidad y los recursos. ◦ Elaboración de Herramientas Archivísticas: ▪ Historia Institucional: Reconstruir la evolución orgánica y funcional de la entidad productora, sus competencias, funciones y el marco normativo a lo largo del tiempo. Esto es fundamental para aplicar el principio de procedencia en la organización de documentos. ▪ Inventario Documental: Crear un inventario detallado de la documentación en su estado natural para conocer su composición, cuantificarla y agruparla en series o asuntos. Se recomienda el Formato Único de Inventario Documental (FUID) del Archivo General de la Nación. ▪ Cuadros de Clasificación Documental (CCD): Representar jerárquicamente la estructura archivística del fondo, identificando las dependencias productoras y las series/subseries documentales. Son obligatorios para la intervención de FDA. ▪ Fichas de Valoración Documental: Registrar el análisis de los valores primarios (administrativos, jurídicos, legales, fiscales, contables) y secundarios (investigativos, científicos, patrimoniales, culturales, técnicos) de la información. Esto sustenta la propuesta de disposición final. ▪ Tablas de Valoración Documental (TVD): Listado de series/asuntos con tiempos de retención y disposición final (conservación total, selección, eliminación). Su aplicación es clave para la organización del FDA y el cumplimiento de la ley. 3. Procesos de Intervención Física y Técnica: ◦ Limpieza y Saneamiento: Realizar programas de limpieza de depósitos, mobiliario y unidades de almacenamiento, utilizando métodos que eviten la dispersión de polvo y la proliferación de biodeterioro. Implementar saneamiento ambiental y fumigación para controlar microorganismos e insectos/roedores, preferiblemente con asesoría especializada. ◦ Aislamiento y Desinfección: Identificar y aislar material con deterioro biológico, señalizando las áreas y manipulando los documentos de forma controlada para evitar la propagación de agentes contaminantes. ◦ Acondicionamiento Físico: Eliminar ganchos, clips y objetos metálicos; realizar limpieza superficial; corregir pliegues o deformaciones; y unir rasgaduras o cortes para facilitar la manipulación y reproducción. ◦ Organización Documental (Aplicación de TVD): ▪ Identificación: Separar la documentación según su disposición final (Archivo Central o Archivo Histórico). ▪ Clasificación: Separar la documentación en grandes grupos, series, subseries o asuntos, conforme al cuadro de clasificación documental. ▪ Depuración: Retirar duplicados, documentos sin firmar, hojas en blanco y documentos de apoyo. ▪ Ordenación: Reagrupar los documentos dentro de cada serie/subserie siguiendo un orden establecido (numérico, cronológico, alfabético). ▪ Foliación: Numerar los folios de cada expediente de forma consecutiva y legible para controlar su integridad y préstamo. ▪ Almacenamiento: Guardar la documentación en carpetas y cajas adecuadas (libres de acidez para conservación permanente). ▪ Rotulación: Etiquetar cajas y carpetas con información que permita la identificación, ubicación y consulta (fondo, sección, serie, número de folios, fechas extremas, etc.). ▪ Descripción: Realizar una representación analítica de la información para posibilitar su localización y acceso, preferiblemente siguiendo normas internacionales como ISAD(G) a nivel de series, subseries o asuntos documentales, resultando en un inventario documental definitivo. 4. Gestión de la Información Digital y Tecnológica: ◦ Digitalización: Establecer un programa de reprografía para la digitalización de documentos, asegurando la calidad de los medios digitales y el cumplimiento de requisitos archivísticos. Considerar la digitalización como una forma de maximizar el uso y acceso a la información. ◦ Sistemas de Gestión Documental (DMS/ECM): Implementar herramientas que ayuden a clasificar, digitalizar, indexar y organizar los documentos, permitiendo búsquedas por metadatos, contenido y palabras clave. Las soluciones en la nube ofrecen flexibilidad y escalabilidad. ◦ CRM Integrado: Integrar un CRM puede ayudar a gestionar las relaciones con los usuarios y proporcionar datos valiosos para personalizar el servicio. ◦ Preservación Digital a Largo Plazo: Desarrollar un plan que garantice la autenticidad, integridad y acceso continuo a los documentos electrónicos, independientemente de su soporte. Atención y Orientación a los Visitantes (Usuarios) La atención al usuario en bibliotecas especializadas y centros de documentación es una ventaja clave, ya que sus usuarios suelen tener objetivos más específicos y concretos. 1. Atención Personalizada y Directa: ◦ Contacto Directo: Fomentar la interacción directa entre el personal bibliotecario y los usuarios. Esto permite guiar mejor las demandas informativas, ofrecer nuevos materiales y recursos, y mejorar la organización del trabajo interno. ◦ Conocimiento de Usuarios: El personal debe conocer las necesidades informativas de los usuarios habituales para ofrecer novedades o datos relevantes de forma proactiva (difusión selectiva de la información o "información a la carta"). ◦ Colaboración Activa: El bibliotecario debe actuar como un colaborador activo en los trabajos de los usuarios, dedicando tiempo a hojear bibliografías, consultar índices y sumarios cuando el tema lo requiera. 2. Promoción y Difusión del Centro: ◦ Campañas de Marketing: Diseñar campañas para dar a conocer la especificidad del centro y su capacidad para resolver necesidades informativas en su campo temático. ◦ Elaboración de Materiales Informativos: Crear folletos que expliciten de forma clara y gráfica los fondos y servicios ofrecidos. ◦ Boletines y Bibliografías: Elaborar periódicamente boletines de novedades, de sumarios (a partir de revistas), de información legislativa y cultural para mantener informados a los especialistas y mostrar la actualidad del fondo. Generar bibliografías sobre temas candentes del ámbito del centro. ◦ Alcance a Audiencias Específicas: Difundir la existencia del centro y sus recursos a universidades, centros docentes, colegios profesionales, asociaciones, entidades culturales y ONGs relacionadas con su temática, así como directamente a profesionales e investigadores. ◦ Boca a Boca: Impulsar que los usuarios satisfechos se conviertan en los mejores "propagandistas" del centro, lo cual es la mejor publicidad. 3. Calidad del Servicio y Evaluación Continua: ◦ Priorizar la Calidad: Buscar la calidad en el servicio sin que esté reñida con la cantidad de usuarios. La satisfacción del cliente es primordial. ◦ Encuestas de Calidad: Implementar encuestas periódicas para evaluar la satisfacción de los usuarios con las instalaciones, el fondo bibliográfico, la atención del personal, los servicios de préstamo e información, y los productos documentales. Esto permite identificar áreas de mejora (iluminación, mobiliario, horarios, etc.). ◦ Transparencia y Acceso: Asegurar un acceso equitativo a la información, especialmente con la digitalización, y abordar la exclusión digital mediante programas de capacitación y colaboración con comunidades. ◦ Ética en la Atención: Ser consciente de las implicaciones éticas al manejar información sensible, garantizando la privacidad y el consentimiento informado. Priorizar la autenticidad y contextualización de la historia, asegurando que se escuchen todas las voces. 4. Dinamización Cultural: ◦ Rol de Gestor Cultural: Concebir al bibliotecario como un gestor cultural que, además de difundir información, organiza cursillos, conferencias, talleres y jornadas sobre temas conexos con la especialización de la biblioteca. ◦ Creación de Redes: Fomentar la relación entre profesionales, investigadores y personas relacionadas con la actividad del centro para que puedan comunicar, intercambiar información y participar conjuntamente en eventos. En resumen, la transformación de un fondo documental acumulado en un centro de información consultable y valioso requiere una intervención archivística integral, respaldada por un fuerte componente de gestión tecnológica y una atención al usuario proactiva y de alta calidad