De Fondo Acumulado a Centro Vivo

Ana Fernández

Hola a todas y todos, soy Ana Fernández y les doy la bienvenida a este episodio de “Gestión Documental para la Memoria y Reconciliación”. Hoy vamos a hablar de cómo un fondo documental acumulado puede transformarse en un verdadero centro vivo de información, y créanme, el primer paso es siempre el diagnóstico. A veces la gente piensa que esto es solo cuestión de poner papeles en cajas, pero no, es mucho más complejo y, la verdad, mucho más interesante.

Ana Fernández

El diagnóstico integral es como hacerle un chequeo médico al fondo documental. Primero, hay que identificar y reconocer qué tenemos: desde las fechas de producción de los documentos, hasta dónde están guardados, si en cajas, carpetas, o, bueno, a veces en lugares que ni se imaginan. Y claro, hay que mirar el estado de conservación, porque el deterioro biológico, como el moho o los insectos, puede ser un dolor de cabeza. Recuerdo una vez, en un centro pequeño, que abrí una caja y... bueno, mejor no les cuento lo que encontré, pero digamos que fue una lección sobre la importancia de la limpieza y el control ambiental.

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Después viene la evaluación de las instalaciones: iluminación, temperatura, humedad... todo eso influye en la vida de los documentos. Y no olvidemos la cuantificación, que suena muy técnico, pero básicamente es medir cuántos metros lineales de documentos tenemos y cuántas unidades de conservación. Aquí es donde uno se da cuenta de la magnitud del trabajo.

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Un punto clave es la pre-clasificación y el descarte. Hay que separar lo que realmente es archivo de lo que no lo es, como libros, revistas o folletos. Esto ayuda a enfocar los esfuerzos y no perderse en el mar de papeles. Y claro, la evaluación de conservación, para identificar daños y proponer soluciones, ya sean correctivas, preventivas o de restauración.

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Ahora, para que todo esto funcione, necesitamos herramientas archivísticas. El inventario documental es fundamental. Por ejemplo, el Archivo General de la Nación recomienda el Formato Único de Inventario Documental, el famoso FUID. Yo recuerdo la primera vez que tuve que hacer un inventario en un centro pequeño... me equivoqué varias veces con las fechas y los nombres de las series, pero al final, ese ejercicio me enseñó la importancia de la precisión y la paciencia. También están los cuadros de clasificación documental, que nos ayudan a entender la estructura del fondo, y las tablas de valoración documental, o TVD, que nos dicen cuánto tiempo conservar cada tipo de documento y qué hacer con ellos al final de su ciclo.

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Todo esto, aunque suene un poco técnico, es la base para que la memoria no se pierda y para que, más adelante, podamos acceder a la información de manera rápida y confiable. Y bueno, sin un buen diagnóstico y una metodología clara, el resto del proceso se vuelve casi imposible.

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Una vez que tenemos claro qué hay y cómo está, el siguiente paso es llevar esos documentos al mundo digital. La digitalización no es solo escanear y ya, eh, sino que implica un programa bien pensado para asegurar la calidad y la conservación a largo plazo. Aquí es donde entran los sistemas de gestión documental, los famosos DMS o ECM, que nos permiten clasificar, indexar y buscar documentos por metadatos, contenido, palabras clave... y, bueno, hasta por cosas que uno ni se imagina al principio.

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La digitalización ha sido clave para el Centro de Memoria Paz y Reconciliación, sobre todo durante la pandemia. Recuerdo que, cuando todo se cerró, muchos investigadores internacionales seguían necesitando acceso a los documentos. Gracias a que ya teníamos parte del fondo digitalizado y organizado en un sistema en la nube, pudimos atender solicitudes desde cualquier parte del mundo. Eso sí, no todo fue tan fácil. Uno de los mayores retos fue acompañar a usuarios mayores en el uso de estas herramientas digitales. A veces me sentía como profesora de informática básica, explicando cómo descargar un PDF o cómo buscar por palabras clave. Pero, al final, ver la satisfacción de esas personas al encontrar lo que buscaban, no tiene precio.

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Además, la integración de herramientas como el CRM ha permitido personalizar la atención al usuario, anticipando necesidades y ofreciendo información relevante de manera proactiva. Y no podemos olvidar la preservación digital a largo plazo. Es fundamental garantizar que los documentos electrónicos sigan siendo auténticos, íntegros y accesibles, sin importar los cambios tecnológicos. Esto requiere un plan serio y, bueno, mucha disciplina.

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En resumen, pasar del papel al archivo digital no solo facilita el acceso, sino que también protege la memoria y permite que más personas, en más lugares, puedan consultarla. Y, aunque a veces parezca que la tecnología complica las cosas, en realidad, bien implementada, las simplifica y las potencia.

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Pero claro, un centro de documentación no es solo papeles y tecnología. Es, sobre todo, un espacio vivo, donde la atención personalizada y la dinamización cultural marcan la diferencia. La interacción directa con los usuarios es clave. No se trata solo de responder preguntas, sino de conocer a las personas, entender sus necesidades y, a veces, adelantarse a ellas. Me gusta pensar que somos como guías, acompañando a cada visitante en su búsqueda de información.

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Las campañas de promoción y la elaboración de materiales informativos también son fundamentales. Hay que llegar a públicos específicos: universidades, ONGs, investigadores, comunidades... Y, bueno, el boca a boca sigue siendo la mejor publicidad. Cuando un usuario sale satisfecho, se convierte en el mejor embajador del centro.

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La evaluación continua del servicio es otro pilar. Las encuestas de satisfacción nos ayudan a identificar áreas de mejora, desde la iluminación hasta los horarios. Y, por supuesto, la ética en la gestión de la información es esencial, sobre todo cuando se trata de datos sensibles o historias personales. Siempre debemos garantizar la privacidad y el consentimiento informado, y asegurarnos de que todas las voces sean escuchadas y respetadas.

Ana Fernández

Quiero compartirles una anécdota que me marcó mucho. En uno de los talleres colaborativos que organizamos para comunidades afectadas por el conflicto, un usuario encontró datos clave para una investigación familiar. Ver su emoción y el impacto que tuvo ese hallazgo en su vida me recordó por qué hacemos este trabajo. No solo gestionamos documentos, sino que ayudamos a reconstruir historias y a sanar memorias.

Ana Fernández

Así que, si algo quiero que se lleven de este episodio, es que la gestión documental es mucho más que ordenar papeles. Es crear puentes entre el pasado y el presente, y convertir los archivos en espacios vivos de encuentro y reconciliación. Nos escuchamos en el próximo episodio, donde seguiremos explorando cómo la memoria se construye y se comparte. ¡Hasta pronto!